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Gestione Documentale

  • Hai un archivio documenti?
  • Vuoi tenerlo al sicuro?
  • Ti farebbe piacere poterlo consultare ovunque sei?
  • Vuoi condividere dei documenti o cartelle con altri utenti della tua azienda?
  • Vorresti ricevere una notifica quando un utente modifica alcuni documenti in particolare?
  • Vuoi rendere il tuo lavoro più veloce mantenendo una qualità eccellente?

Alcuni numeri statistici che possono far riflettere:

  • Il 6% di tutti i documenti vengono persi
  • Il 3% dei documenti rimanenti sono mal archiviati
  • Un documento, in media, viene fotocopiato dalle 8 alle 12 volte
  • Professionisti ed impiegati perdono il loro tempo.
  • dal 5% al 15% nella lettura dei documenti
  • fino al 40% per ricercarli
  • Il 42% dei manager utilizza informazioni errate almeno una volta la settimana;
  • Il 90% dei documenti destrutturati presenti in azienda non sono classificati
  • Se a questi dati ci aggiungiamo che circa il 70% dei documenti presenti in azienda è di natura destrutturata, comprendiamo ancora più a fondo le ragioni che portano le organizzazioni pubbliche e private ad avvicinarsi alla gestione documentale.
fonte: Infocamere – rapporto dell’osservatorio nazionale sul documento digitale

Metti al sicuro i tuoi documenti

Grazie alla tua nuova piattaforma di gestione documentale adesso sei sicuro di avere i tuoi documenti al protetti e sempre disponibili online ovunque tu sia e accessibili da qualsiasi dispositivo (Pc, Tablet, Smartphone).

Hai una struttura di cartelle già formata sui tuoi Pc? Importala!

Ora i tuoi documenti sono sui pc della tua azienda? Bene se ti trovi bene con la struttura delle cartelle come è stata costruita finora puoi importarla tale e quale come sui tuoi pc.

Vuoi creare delle cartelle condivise con i tuoi clienti?

Bene con la tua nuova piattaforma è un gioco da ragazzi, crei una login per il tuo cliente, gli assegni uno o più cartelle, e decidi che tipo di permesso hanno nella singola cartella, ad esempio potresti fargli leggere dei documenti che hai prodotto per lui oppure potresti dargli i permessi per modificarne altri o addirittura rendere possibile per lui il caricamento di file nelle cartelle che ti interessano.

Hai delle filiali e vuoi verificare la loro lavorazione dei documenti?

Puoi ricevere una notifica ogni qualvolta vengono aggiornati dei documenti da loro o da altri utenti secondo il flusso di lavoro che hai disegnato.

Riduci la carta e gli sprechi in azienda

Rispetta le leggi su dematerializzazione e salvaguardia dell’ambiente.

Pronto in un giorno!

La tua nuova gestione documentale online è operativa in un solo giorno aumenta subito la tua efficienza!

Facile e veloce da imparare

Nessuna conoscenza informatica particolare richiesta per usare la tua nuova piattaforma, è come usare le cartelle sul tuo Pc.

Le caratteristiche studiate per te

  • Il tuo logo e i tuoi colori, personalizzazione grafica per la tua azienda
  • Se vuoi puoi attivare un portale pubblico con delle pagine personalizzate
  • Gestisci le tue News, Comunicazioni, Circolari, etc (quando ne inserisci una viene inviata per mail agli utenti desiderati e inoltre viene visualizzata al loro accesso nel sistema)
  • Consultazione organizzata in cartelle come sul tuo Pc
  • Archivia qualsiasi tipologia di documento presente nella tua azienda
  • Ricerca per filtri personalizzati secondo le tue esigenze
  • Gestione documentale:
    • Versioning
    • Stato del documento (emesso, approvato, respinto, annullato, etc.)
    • fascicolazione (per pratica, progetto, commessa, etc.)
  • Spedizione multicanale:
    • email,
    • email con link al documento pubblicato,
    • fax,
    • pec,
    • posta cartacea,
    • ftp,
    • possibilità di implementare altri formati richiesti per le tue esigenze
  • Work-flow (automatizza i flussi di lavorazione dei documenti nella tua azienda)
  • Business process management
  • Puoi protocollare qualsiasi documento in entrata e in uscita
  • Collega alla piattaforma documentale illimitati account email o pec
  • Gestisci in modo intelligente la spedizione all’esterno dei dati tramite configurazione con sistemi di posta elettronica, pubblicazione web, server fax
  • Condividi tutti i documenti aziendali con gli utenti che desideri
  • Puoi ricevere notifiche se un utente effettua un download o upload di un file in una determinata cartella
  • Pubblica i documenti sul Web
  • Gestisci le interazioni con i sistemi informativi
  • Backup dei dati giornaliero

 

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